Mein Büro & Ich – Selbstorganisation & Zeitmanagement
Ich habe zum Thema Organisation im Büro und Zeitmanagement schon viele Tipps gelesen und auch ausprobiert, Webinare besucht usw., aber nichts davon hat so funktioniert wie beschrieben – oder überhaupt so funktioniert, dass es mich entlastet hätte. Darüber habe ich mich lange geärgert, bis ich festgestellt habe, dass Selbstorganisation einerseits eine Typ-Sache ist, andererseits zu den persönlichen Lebens- und Arbeitsumständen passen muss.
Fakt ist: Es gibt nicht die eine perfekte Lösung. Selbstorganisation ist etwas Individuelles, das sich jeder selbst aus den verfügbaren Mitteln und Methoden zusammenbauen muss. Es gibt jedoch ein paar Kernfragen, die durchaus helfen können. Einige davon sind: Welche Tools habe bzw. brauche ich? Arbeite ich lieber analog oder digital? Was muss mein Terminkalender / Planer wirklich alles können?
Gern helfe ich Ihnen dabei, diese und weitere Fragen zu beantworten und Ihre persönliche Schaltzentrale zu finden und einzurichten.
Papier-Büro: Ordnung in Ordnern
Zettelchaos auf dem Schreibtisch? Geht gar nicht! Im Büro muss Ordnung herrschen, sonst geht nichts von der Hand. Ich habe schon viele Ordnungssysteme gesehen und umgesetzt – auch für Sie werden wir etwas Passendes finden. Ziel dabei ist natürlich, eine klare Struktur zu etablieren, sodass Sie ohne langes Überlegen schnell zur Hand haben, was Sie häufig (oder weniger häufig) benötigen, dass nichts liegen bleibt oder verloren geht.
Neben den Ordnern per se gehört natürlich auch die Ordnung auf dem Schreibtisch dazu. Es gibt ein paar Tipps und Tricks, welche die Energien nur so fließen lassen und auch dafür sorgen, dass man bei der Konzentration auf ein Projekt Termine und To-Dos nicht aus dem Blick verliert.
Büro digital
Die Umstellung auf digitale Bürostrukturen ist nicht jedermanns Sache und auch nicht unbedingt einfach. Ja, an manchen Stellen muss man zusätzliche Arbeitsschritte machen, aber das Ergebnis lohnt sich, wenn man dann wirklich alles an einem Ort hat. Geht man es richtig an, nimmt man zwei Horrorszenarien der heutigen Zeit ihren Schrecken: Durch Arbeit mit einer Cloud oder einem richtigen Backup-System gibt es nur wenig bis gar keinen Datenverlust mehr beim Systemausfall und durch die digitale Archivierung wird die Betriebsprüfung zu einem kurzen, problemlosen Intermezzo.
Ordnersystem in der digitalen Ablage
Ähnlich wie bei den Ordnern im Schrank muss auch in der digitalen Ablage eine klare Struktur herrschen, damit man nicht lange – oder am besten gar nicht – suchen muss. Die Ordnerstruktur auf dem PC oder auch in der Cloud kann sowohl für den regelmäßigen Gebrauch als auch für die Archivierung von Dokumenten entscheidend sein.
Die jährliche Kassenprüfung während meiner ehrenamtlichen Arbeit als Schatzmeisterin hat mich gelehrt, dass ordentliche, strukturierte Vorarbeit die Betriebsprüfung zu einer leichten Übung macht – sowohl für einen selbst als auch für den oder die Prüfer.
Den kompletten Systemausfall habe ich selbst zum Glück erst zwei Mal erlebt – und das zu einer Zeit, als man noch Disketten zur Sicherung benutzte. Die Lektion war trotzdem klar: Regelmäßige Datensicherung muss sein. Es folgte die Umstellung auf externe Festplatten bzw. einen Heimserver, dann später auf einen Cloud-Dienst. So kann nichts Essentielles mehr verloren gehen.
Scannen & Archivieren
Strukturen etablieren ist das eine, Digitalisierung zu nutzen, obwohl man eher der analoge Arbeitstyp ist, dann das andere. Gerne helfe ich Ihnen dabei, Ihre Belege und andere wichtige Dokumente zu scannen und digital zu archivieren, damit Sie sich auf das Wichtige konzentrieren können – die Arbeit mir Ihren Kunden. Ich archiviere Ihnen ältere Akten und Dokumente als digitale Kopie und / oder komme regelmäßig für die Archivierung aktueller Daten bei Ihnen vorbei.
Büro klassisch in Zahlen – die Buchhaltung / Buchführung
… oder genauer: Buchung laufender Geschäftsvorfälle, denn zur vollumfänglichen Buchhaltung gehören neben den laufenden Buchungen auch Abgrenzungsbuchungen sowie der Jahresabschluss. Für die abgrenzenden und abschließenden Arbeiten sowie für vollumfängliche und verbindliche Rechtsauskünfte braucht es die Qualifikation eines Steuerberaters, den jeder Unternehmer in sein Budget einkalkulieren sollte. Ich bin weder qualifiziert noch berechtigt und rate jedem Unternehmer ausdrücklich zur Zusammenarbeit mit einem vertrauensvollen Steuerberater, sodass man bei Unsicherheiten oder Unklarheiten einen kompetenten Ansprechpartner hat.
Aber viele Aspekte bei der Buchführung der laufenden Geschäftsvorfälle sind kein Hexenwerk. Belege und Quittungen sortieren und nummeriren, Rechnungen schreiben und als bezahlt markieren, Kassenbuch führen, usw. Wer unterjährig selbst programmgestützt seine Bücher führt, spart dem Steuerberater Arbeit und somit natürlich bares Geld. Durch mehr als 10 Jahre Erfahrung als Selbstständige (und Schatzmeisterin eines Verbands) kann ich ein breites Spektrum an Geschäftsvorfällen problemlos darstellen und vorbuchen – zu einem deutlich günstigeren Stundenstatz. Dem Steuerberater obliegt dann noch die abschließende Prüfung, die zusammenfassenden Arbeiten für den Jahresabschluss und Abgabe beim Finanzamt – monatlich, quartalsweise oder jährlich, je nach Umsatz und steuerlichen Vorgaben.
Internetauftritt mit WordPress & SEO
Ein Business ohne Website? Heutzutage eigentlich gar nicht mehr vorstellbar. Gerade Selbstständige brauchen ein aussagekräftiges Profil auf einem Suchportal oder eine eigene Website, damit sich der Kunde einen ersten Eindruck verschaffen kann. Ähnlich wie der Arbeitgeber, dem eine Bewerbung geschickt wird. Im Prinzip ist die eigene Internetpräsenz genau das – eine digitale Bewerbungsmappe. Dabei sind die Vorgaben weitaus weniger streng als im Papierformat und auch mit einfachen Mitteln und Wegen kann eine Website erstellt werden, die Sie und Ihre Dienstleistungen widerspiegelt. Der Fukos liegt hier bei der Suchmaschinenoptiomierung (SEO), die Vorgaben dafür gibt, damit die Seite gut gewertet und auch gefunden wird.
Ich helfe Ihnen gern bei der Erstellung einer schlanken, passgenauen Seite mit guten SEO-Werten.